De 4 beste online vergadertips (volgens een workshop timemanagement)

Cursus timemanagement

Veel meetings vinden tegenwoordig digitaal plaats. Dat vraagt om nieuwe obstakels dan wanneer je gewoon zo rond de tafel zou zitten. Waar houdt je volgens een cursus timemanagement rekening mee?

Nou, een aantal dingen. Want hoewel het best één keer kan voorkomen dat jij niet kan inloggen in Teams of je microfoon hapert: anno 2021 kun jij je daar niet meer achter verschuilen. Online meetings zullen – en kunnen – een stuk professioneler verlopen. tenminste, wanneer je deze tips opvolgt uit een cursus timemanagement.

Online vergaderen: hoe doe je dat op een professionele wijze?

1.   Wees kritisch over de online meeting die je bijwoont

Ben eens eerlijk: hoe vaak verricht je tijdens een online vergadering andere werkzaamheden? Je checkt snel je mail en leest even vlug een opzet door terwijl je collega Susan “aan de andere kant” een prognose toelicht. Niemand die het doorheeft, dus wat let je?

Toch is dit zonde van ieders tijd. Want wanneer blijkt dat jij gedurende een meeting best je mailbox kunt bijwerken, is duidelijk dat de meeting niet interessant genoeg voor jou is. Zit er dan ook niet voor spek en bonen bij, maar durf een meeting te weigeren.

En nee, dat maakt jou niet egoïstisch of onprofessioneel. Integendeel: je prioriteiten bewaken en kritisch zijn over waar je wel en niet je kostbare tijd aan besteedt, toont aan dat je verantwoordelijkheid neemt.

2.   Stuur altijd vooraf een agenda rond

Mede om deze reden is het belangrijk dat deelnemers vooraf een agenda toegestuurd krijgen. Zodra je namelijk kort de bespreekpunten onder ogen krijgt en ziet over welk probleem jullie vergaderen, kun je bewuste keuzes maken. Niet alleen of de meeting wel of niet relevant voor jou is (en of je ‘m dus bijwoont), maar vooral zodat je weet wát je nog moet voorbereiden. Scheelt een hoop kostbare tijd en de vergadering zal efficiënter verlopen.

Cursus timemanagement

3.   Gebruik online meetings niet om te brainstormen

Een online meeting verloopt vaak al niet zonder slag of stoot. Een poging doen om tijdens een online sessie te brainstormen is dan ook niet verstandig. Je wil de online omgeving niet gebruiken om dan nog het zware denkwerk te doen. Doe dat vooraf, is het advies dat je tijdens een training timemanagement dan ook hoort — het liefst in je eentje of in een klein groepje. Op die manier kom je sneller tot een grotere diversiteit aan oplossingen.

4.   Bereid je meeting goed (en professioneel) voor

Tot slot: wees nooit die persoon die tijdens de meetings telkens wegvalt, hapert of een monoloog opsteekt om erachter te komen dat hij op mute staat. Eén laatste advies uit een training timemanagement is dan ook: zorg voor de juiste randvoorwaarden.

Dat houdt dus in dat je vooraf je microfoon, webcam en meetingtool checkt. Daarnaast probeer je zoveel mogelijk afleiding op de achtergrond te voorkomen. Ga op een stille en opgeruimde plek zitten, gebruik de ‘mute’-knop wanneer je niet praat en ben je bewust van je kleding. Printjes en reflecterende materialen kunnen digitaal namelijk vervelend ogen.

Kortom

Of je nu vanuit huis werkt en om die reden een digitale meeting hebt of gewoon op kantoor een Zoom-sessie houdt met een klant op afstand: indien jij je aan bovenstaande tips houdt, zul je merken dat digitaal vergaderen niet vervelend hoeft te zijn. Bewaak gewoon je kostbare tijd, die van jezelf en anderen. En wanneer je besluit dat een online meeting zinvol is, zorg dan voor de juiste randvoorwaarden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *